i-PRO:s register är en viktig del av systemet och du bör på förhand noga tänka igenom vilka schematider, projekt, aktiviteter osv. som de anställda ska rapportera tid utefter. Det kan annars bli ett omfattande arbete att ändra befintliga poster i registerna om man gjort fel från början. T.ex. går det inte att ta bort en aktivitet om det redan rapporterats tid på den utan man får då gå tillbaka och ta bort tidrapporteringarna och sedan lägga in nya för att kunna ta bort felaktiga aktiviteter.

1. Skapa scheman

För att kunna tidrapportera så måste användaren ha ett arbetstidsschema. Om arbetstidsschema inte finns så går det inte att rapportera varken tid, utlägg eller material.

Skapa ett nytt schema via Register > Scheman i huvudmenyn. Gör sedan så här:

1. Klicka på knappen Lägg till.
2. Ange ett namn på schemat och välj om det är flextid, fast tid eller oreglerad tid (vanligast är flextid). Klicka på Spara.
3. När du sparat visas nu en tom tabell med schematider. Nya schematider skapas enklast genom att klicka på Generera.
4. Ange period och vilka tidsgränser som gäller för ett normalt arbetspass under en dag. Du rekommenderas att generera schematider för max 1 år i taget. Systemet håller automatiskt reda på vilka dagar som är helgdagar så dessa behöver du inte tänka på. Om arbetstiden är förlagd till helger så behöver du dock lägga in dessa dagar manuellt senare. Klicka till sist på Generera för att spara tiderna.
5. Klicka på tillbaka-knappen för att gå tillbaka till tabellen med scheman och där klickar du på knappen Användarkopplingar på den rad som du nyss skapat.
6. Kryssa för de användare som ska använda sig av detta schema och klicka på Spara.
7. Upprepa proceduren för alla eventuella övriga scheman som användarna behöver.

Läs mer om scheman här.

2. Skapa artiklar

Artikelregistret behövs för att kunna skapa fakturaunderlag (tidrapporteringar och material) och löneunderlag (utlägg). Varje aktivitet är också kopplad till en artikel så artikelregistret måste skapas först.

Öppna artikelregistret via Register > Artiklar i huvudmenyn. Från början finns här standardartikeln A001T upplagd. Låt den vara kvar tills vidare då automatgenererade aktiviteter kan kopplas till denna.

Om ni inte har behov av flera olika artiklar (för olika timpriser) så räcker det med standardartikeln och ni behöver inte lägga till fler. Om ni däremot har tillvalet Fakturering eller Utlägg och material så behöver artiklar läggas till. Det enklaste sättet att lägga till dessa är då att importera artiklarna från ert affärssystem. Importeringen kommer man åt via knappmenyn Verktyg > Importera uppe till höger.

Läs mer om Artiklar här.

3. Skapa kunder, projekt och aktiviteter

Kund-, projekt- och aktivitetsregisterna finns i huvudmenyn under Register > Projekt. Du behöver skapa dessa i tur och ordning då aktiviteterna är beroende av projekt och projekt beroende av kunder. Börja därför med kunder, sedan projekt och till sist aktiviteter.

Kund- och projektregisterna går även att importera från ert affärssystem via knappmenyn Verktyg > Importera uppe till höger.

Läs mer om kunder här, projekt här och aktiviteter här.

4. Kontrollera tidkoder

Det finns ett antal olika tidkoder upplagda i systemet från början och det är inte säkert att man behöver ändra dessa, men man bör kolla igenom registret ifall det är någon kod som saknas eller någon kod som inte ska användas på företaget och som behöver tas bort.

Läs mer om tidkoder här.